Niesje Wolters van Bemmel
Sinds 1976 gespecialiseerd in de organisatie van exclusieve poppen en berenbeurzen en sinds 2015 poppenhuizen en miniaturenbeurzen.
Iedere deelnemer krijgt individueel ca. 2 weken voorafgaand op de beurs een standnummer toegewezen, met de plattegrond waar zijn/haar stand is te vinden. In verband met de aangescherpte wetgeving omtrent de bescherming van persoonsgegevens (25 mei 2018) worden er geen deelnemerslijsten gepubliceerd.
Er zijn extreem strenge eisen waar wij als organisatie aan moeten voldoen voor het verspreiden van persoonsgegevens c.q. deelnemerslijsten, en hoge boetes als we dat niet zorgvuldig opvolgen. Kortgezegd een schier onmogelijke opgave voor een 2- mans bedrijf. Het is vanaf nu aan iedere standhouder individueel om er wel of niet voor te kiezen om zijn/haar klantenkring te informeren in welk segment ze te vinden zijn, met of zonder de toevoeging van standnummer.

In feite veranderd er niet zoveel; in de afgelopen 42 jaar hebben wij als organisatie nooit  deelnemerslijsten gepubliceerd, in de voorgaande 2 jaar dat wij dit wel hebben gedaan, is gebleken dat onze bezoekers zichzelf net zo lief laten verrassen, na de beurs konden wij zo'n 5000 voorgedrukte deelnemerslijsten weggooien, met andere woorden er was en is weinig of geen belangstelling voor een deelnemerslijst. The Big Event is bovendien overzichtelijk is ingedeeld in segmenten met zelfs een aparte hal voor de poppenhuizen en poppenhuisminiaturenliefhebbers!
Dus ons credo is zoals voorheen: LAAT JE VERRASSEN!! 
Bezoekers die nieuwsgierig zijn naar aanwezige deelnemers dienen zelf contact op te nemen met een bepaald persoon c.q. bedrijf om te vragen of deze wel of niet aanwezig is met een stand. Ook in dit geval is de wet duidelijk: het is niet mogelijk ons als organisatie te emailen of telefonisch te benaderen voor persoonsgegevens van een mogelijke standhouder, zonder uitdrukkelijke toestemming van de persoon in kwestie, dat dit ondoenlijk is voor ons zal iedereen begrijpen........

Een onderdeel uit onze privacyverklaring betreffende DEELNEMERSLIJSTEN

MOGEN WIJ EEN DEELNEMERSLIJST MAKEN EN VERSPREIDEN?
De persoonsgegevens van de  deelnemers aan het evenement worden bewaard en verwerkt voor het maken en het versturen van een bevestiging van deelname, details betreffende op en afbouwtijden, routebeschrijving, instructies en overige deelnamevoorwaarden, toegangscontrole op het evenement zelf, het maken van een badge op naam, opname van naam en/ of bedrijf in de deelnemerslijst. Het is volgens de nieuwe richtlijnen van de AVG verboden een deelnemerslijst op een openbaar toegankelijke website zetten, ook is het verboden om een fysieke deelnemerslijst uit te delen aan bezoekers mits daar per persoon specifieke toestemming is verleend, niet alle deelnemers geven daar toestemming voor en dat betekent dat die personen van de lijst moeten worden verwijderd. Een lijst is, met het ontbreken van een aantal deelnemers onvolledig en niet meer representatief voor het evenement, bovendien zijn wij verplicht volgens deze wet de uitgereikte deelnemerslijsten na afloop van de beurs weer innemen. De AVG heeft dus directe gevolgen bij het organiseren van een evenement. Slordig omgaan met deelnemersgegevens krijgt ingrijpende consequenties in de vorm van torenhoge boetes, u begrijpt dat wij dit risico niet kunnen nemen.
Bezoekers die nieuwsgierig zijn naar aanwezige deelnemers dienen vanaf mei 2018 zelf contact op te nemen met een bepaald persoon c.q. bedrijf om te vragen of deze wel of niet aanwezig is met een stand.

Voorbeeld/uitleg: We spreken van een persoonsgegeven als een gegeven herleidbaar is tot een persoon. Vaak is informatie eenvoudig gekoppeld aan een naam of aan een uniek standnummer, zodat je een persoon direct kunt identificeren. Soms is identificatie weliswaar niet direct, maar wel indirect mogelijk en kom je daar met een eenvoudige zoekopdracht via internet vaak toch achter. Valt er écht niet te achterhalen op wie informatie betrekking heeft, dan is sprake van ‘anonimiteit’. Ter illustratie: een bekend misverstand is het ‘anonimiseren’ door informatie (zoals een deelnemerslijst te koppelen aan een lidnummer in plaats van een naam. Dat nummer leidt immers eenvoudig terug naar een achternaam, zodat ook het lidnummer en de daaraan gekoppelde informatie kwalificeren als persoonsgegevens. Dat slechts de organisatie in staat is tot het leggen van die koppeling, maakt daarbij niet uit. De ervaring leert echter dat het vaak lastig is om te voorkomen dat informatie alsnog kan wordt gekoppeld aan een individu. Niet alle deelnemers zijn daarvan gediend en een aantal heeft reeds aangegeven geen prijs te stellen op een vermelding in een deelnemerslijst.  Samenvattend:
Een belangrijke figuur in het privacyrecht is de betrokkene. Dit is de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Hij of zij is dus degene die door het privacyrecht wordt beschermd. Wij als organisatie respecteren het recht op privacy van onze deelnemers en bezoekers en geven géén contactgegevens aan derden.

Er zijn ongetwijfeld beurs/evenementenorganisaties die (nog steeds) deelnemerslijsten publiceren uit onwetendheid of bewust dat is voor hun eigen risico..... Veel ondernemers denken dat deze wetgeving voor hen niet geldt; dit is onjuist. Praktisch ieder bedrijf / organisatie verwerkt persoonsgegevens en moet nu en in de toekomst voldoen aan de privacyregels. De Autoriteit Persoonsgegevens controleert hier streng op.


Wilt u meer lezen over onze privacyverklaring klik dan HIER.

DEELNEMERSLIJSTEN